Beschwerde- und Meldeverfahrensordnung
gemäß §8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Stand: 22.12.2023
1. Geltungsbereich
Dieses Dokument beschreibt das Verfahren für die Meldung von Beschwerden und Bedenken im Rahmen des §8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Es gilt für die gesamte POLYTEC Group **und alle damit verbundenen Unternehmen, unabhängig von Standort und Geschäftsbereich.
Unternehmensweiter Anwendungsbereich: Dieses Verfahren ist für alle Mitarbeiter, Führungskräfte und sonstigen Angehörigen der betroffenen Unternehmen von POLYTEC Group, einschließlich temporärer Arbeitskräfte, Praktikanten und Freiberuflern. Einbeziehung von Dritten: Auch Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige Dritte können dieses Verfahren nutzen, um potenzielle Verstöße gegen menschen- oder umweltrechtliche Bestimmungen zu melden.
Kontext: Die Meldung kann sich auf Vorgänge innerhalb der betroffenen Unternehmen von POLYTEC Group oder in seiner Lieferkette beziehen. Dies beinhaltet Verstöße, die direkt von einem der betroffenen Unternehmen von POLYTEC Group, einem Mitarbeiter, einem Geschäftspartner oder einem mittelbaren oder unmittelbaren Lieferanten begangen wurden.
2. Beschwerdegegenstand
Dieses Verfahren bezieht sich auf Meldungen, die potenzielle Verstöße gegen die Anforderungen des §8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betreffen:
- Menschenrechtliche Verstöße: Einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Diskriminierung, Zwangsarbeit, Kinderarbeit, Verletzung der Arbeitsrechte, Belästigung oder andere unethische Behandlungen von Mitarbeitern und anderen beteiligten Parteien.
- Umweltrechtliche Verstöße: Einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Verunreinigung von Luft, Boden und Wasser, unsachgemäße Abfallentsorgung, nicht ordnungsgemäße Einhaltung von Umweltauflagen oder andere Handlungen, die gegen geltende Umweltschutzgesetze verstoßen.
Jede Person, die von den genannten Risiken oder Verstößen erfährt, kann eine Meldung machen, unabhängig davon, ob sie selbst von einem solchen Risiko oder Verstoß betroffen ist und unabhängig davon, ob dies in Deutschland oder im Ausland aufgetreten ist.
Die Meldung sollte, wenn möglich, spezifische Details enthalten, um eine effiziente Überprüfung und Bearbeitung zu ermöglichen. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass die meldende Person die exakte rechtliche Grundlage des potenziellen Verstoßes kennt.
3. Meldung und Zuständigkeiten
Meldungen im Zusammenhang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) können über dieses Online-Formular eingereicht werden. Die Meldewege umfassen das interne Online-Formular, welches auf der internen Website von POLYTEC Group verfügbar ist und die Möglichkeit bietet, die Meldung anonym zu tätigen, sowie die direkte Kommunikation mit der zuständigen Person, entweder schriftlich oder mündlich. Beschwerden über dieses Online-Formular sind grundsätzlich jederzeit möglich. Die für Meldungen zuständige Person von POLYTEC Group ist für die erste Einschätzung und Bearbeitung der Meldung verantwortlich und leitet diese bei Bedarf an die interne Untersuchungsabteilung weiter, um eine umfassende Prüfung zu gewährleisten. Bei komplexeren Fällen oder Bedarf an unabhängiger Überprüfung können auch externe Juristen oder andere Fachberater hinzugezogen werden. Alle Meldungen werden streng vertraulich behandelt, und die betroffenen Unternehmen von POLYTEC Group ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um die Identität der meldenden Person zu schützen, es sei denn, diese hat ausdrücklich einer Offenlegung zustimmt.
4. Bearbeitung und Benachrichtigung
Im Fokus von POLYTEC Group steht eine transparente und gründliche Bearbeitung jeder Meldung. Sobald eine Meldung eingeht, wird sie durch die für die Meldungen zuständige Person oder die zuständige Abteilung sorgfältig geprüft. Dabei kann es auch zu einer Weiterleitung an interne oder externe Experten kommen, um eine umfassende Analyse zu gewährleisten. Dieser Prozess ist auf die schnelle und effektive Bearbeitung von Meldungen ausgelegt, ohne dabei die Qualität der Prüfung zu vernachlässigen. Anschließend wird analysiert, welche Untersuchungen zur Klärung des der Meldung zugrundeliegenden Sachverhalts durchgeführt werden. Die meldende Person wird über den Eingang ihrer Meldung sowie über den Fortschritt der Bearbeitung informiert, sofern sie freiwillig personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat. Die Benachrichtigung kann beispielsweise über eine E-Mail erfolgen. Die Kommunikation mit der meldenden Person ist ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens, um Transparenz und Vertrauen zu schaffen.
5. Vertraulichkeit und Datenschutz
POLYTEC Group nimmt den Schutz der Privatsphäre sehr ernst und verpflichten sich, alle Informationen, die im Rahmen dieses Meldesystems eingereicht werden, vertraulich zu behandeln. Die Identität der meldenden Person, sowie alle mit der Meldung in Zusammenhang stehenden Informationen, werden streng vertraulich behandelt und nur mit denjenigen geteilt, die unbedingt in den Prozess involviert sein müssen. Es besteht außerdem die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Die Software für das interne Online-Formular ist so konfiguriert, dass sie die Identität der meldenden Person schützt, es sei denn, diese wählt ausdrücklich die Option zur Offenlegung ihrer Identität. Im Einklang mit den aktuellen Datenschutzbestimmungen und -richtlinien, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), werden alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen dieses Meldesystems gesammelt werden, nur für den Zweck der Bearbeitung der Meldung verwendet und nach Abschluss der Untersuchung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt oder gelöscht. Der Zugriff auf die Daten ist streng begrenzt und auf die für Meldungen zuständige Person und diejenigen beschränkt, die in den Untersuchungsprozess involviert sind. Alle Beteiligten sind zur Einhaltung der Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen verpflichtet, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre der meldenden Personen geschützt ist.
6. Schutz und Rechtsfolgen
Das Vertrauen in den Prozess und der Schutz derjenigen, die eine Meldung abgeben, haben für POLYTEC Group höchste Priorität. Personen, die in gutem Glauben eine Meldung einreichen, können sicher sein, dass sie vor jeglicher Form von Benachteiligung geschützt sind. Dies umfasst, ist aber nicht beschränkt auf, Schutz vor Belästigung, Diskriminierung oder unfaire Behandlung am Arbeitsplatz. Der Schutz der meldenden Person beginnt mit dem Eingang der Meldung und erstreckt sich über den gesamten Prozess der Untersuchung. Diejenigen, die an der Untersuchung beteiligt sind, sind zur absoluten Vertraulichkeit und zum Schutz der Identität der meldenden Person verpflichtet, sofern diese nicht ausdrücklich einer Offenlegung zugestimmt hat. Es ist uns bewusst, dass der Schutz der Rechte aller Beteiligten von entscheidender Bedeutung ist. Daher wird bei der Untersuchung von Meldungen stets auf Fairness und Rechtschaffenheit geachtet. Sollte die Untersuchung ergeben, dass ein Verstoß gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien vorliegt, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Angelegenheit zu beheben. Diese Maßnahmen können disziplinarische Aktionen, rechtliche Schritte oder andere, an die spezifische Situation angepasste Maßnahmen umfassen. POLYTEC Group fördert eine Unternehmenskultur, in der die Einhaltung von Gesetzen und Ethikrichtlinien ernst genommen wird und in der die Mitarbeiter ermutigt werden, Bedenken oder mögliche Verstöße ohne Angst vor Vergeltung zu melden. Dieser Ansatz stärkt das Vertrauen aller Beteiligten und trägt dazu bei, die Integrität und Rechtschaffenheit der gesamten Lieferkette zu wahren.
7. Wirksamkeit & Überprüfung
Wir verpflichten uns zur regelmäßigen Überwachung und Bewertung des Beschwerdeverfahrens gemäß §8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), um seine fortlaufende Wirksamkeit sicherzustellen. Die Überprüfung umfasst Wirksamkeitsprüfungen, bei denen die Umsetzung des Verfahrens, die Analyse von Trends und potenzielle Verbesserungsbereiche analysiert werden. Bei Bedarf können interne oder externe Audits durchgeführt werden. Änderungen und Verbesserungen werden auf Basis der Ergebnisse dieser Überprüfungen umgesetzt, um sicherzustellen, dass das Verfahren den aktuellen Gesetzen und Geschäftsanforderungen entspricht. Wir werden dieses Dokument und das darin beschriebene Verfahren mindestens jährlich überprüfen oder bei wesentlichen Änderungen der relevanten Gesetzgebung oder Geschäftsanforderungen. Die Ergebnisse der Überprüfungen werden transparent kommuniziert und dienen der fortlaufenden Verbesserung und Anpassung des Verfahrens.
Die verantwortliche Stelle für die Umsetzung und Einhaltung dieser Erklärung ist: